Ontslagen via WhatsApp-bericht, sms, Messenger, interne berichtenservice, e-mail of via Teams- of Zoom-videoconferentie... is dat eigenlijk wel legaal?

In 2019 werden in Italië 52 werknemers van een Carrefour-winkel ontslagen via WhatsApp-berichten.

Dit roept uiteraard de vraag op naar de wettelijkheid van deze methode in België.

Om dit te begrijpen, moeten we een onderscheid maken tussen ontslag met opzegtermijn en ontslag met onmiddellijke ingang.

Ontslag met opzegtermijn

Bij ontslag met opzegtermijn, gegeven door de werkgever, schrijft de wet voor dat de opzegging moet worden meegedeeld via een aangetekende brief (die drie dagen na verzending van kracht wordt) of via een deurwaardersexploot. Het is dus niet mogelijk om enkel een sms, WhatsApp-bericht, e-mail of videogesprek (via Teams of Zoom) te gebruiken, omdat zonder een aangetekende brief of deurwaardersexploot de opzegtermijn ongeldig is.

Let op: in dat geval blijft het ontslag, oftewel de beslissing om het contract te beëindigen, geldig. Het contract wordt dan onmiddellijk beëindigd, en de werkgever is verplicht een opzeggingsvergoeding te betalen.

Ontslag met onmiddellijke ingang

Bij ontslag met onmiddellijke ingang (dus zonder opzegtermijn), stelt de wet op de arbeidsovereenkomst geen vormvereisten. Het enige dat nodig is, is dat de wil om het arbeidscontract te beëindigen aan de werknemer wordt meegedeeld door iemand met de bevoegdheid om namens de werkgever op te treden.

Dit kan mondeling worden gedaan, schriftelijk, of zelfs via de overhandiging van het C4-formulier. Een sms, WhatsApp-bericht, Messenger-bericht, e-mail of zelfs een videogesprek via Teams of Zoom kan dus volledig geldig zijn.

Risico’s en beperkingen

Toch zijn er risico’s verbonden aan deze methoden:

1. Identiteit van de afzender
   Berichten via sms, WhatsApp of Messenger bieden geen zekerheid over de identiteit van de persoon die het ontslag meedeelt (tenzij een e-mail is voorzien van een elektronische handtekening). Als blijkt dat het bericht niet door de werkgever is verzonden, heeft het ontslag geen enkele rechtskracht.
2. Bewijs van het ontslag
   Een videogesprek biedt geen blijvend bewijs van het ontslag, tenzij het wordt opgenomen. Dit kan echter weer privacyproblemen opleveren.
3. Publiciteit rond het ontslag
   Als de gebruikte communicatiemethode ervoor zorgt dat derden op de hoogte worden gesteld van het ontslag (bijvoorbeeld via een WhatsApp-bericht in een groepschat), kan dit een misbruik van recht vormen. Dit kan de reputatie van de werknemer schaden en leiden tot schadeclaims. In geval van een groepsbericht mag de werkgever in geen geval specifieke redenen vermelden, zoals slechte prestaties, zoals onlangs werd bevestigd door de Gegevensbeschermingsautoriteit.
4. Menselijke aspecten
   Het gebruik van een simpel WhatsApp-bericht, sms of andere methoden kan als onnodig hard worden ervaren. Het verdient de voorkeur om het ontslag face-to-face, telefonisch of via een videogesprek mee te delen. Dit kan echter afhangen van de omstandigheden, zoals in het geval van een faillissement, waar snelheid en efficiëntie belangrijk zijn.

Ontslag om dringende reden

Bij ontslag om dringende reden gelden andere regels. Hoewel de beslissing niet aan vormvereisten is gebonden, moet het ontslag plaatsvinden binnen drie dagen na kennisname van de feiten die de dringende reden rechtvaardigen. De dringende reden moet vervolgens binnen drie werkdagen na de datum van het ontslag worden meegedeeld via een aangetekende brief of een deurwaardersexploot.

Aanbeveling

Het wordt sterk aangeraden om bij ontslag op staande voet altijd een bewijs achter te laten van het mondelinge of via een "exotische" methode gegeven ontslag, door bijvoorbeeld een aangetekende brief dezelfde dag te verzenden of via andere juridische middelen (zoals getuigen).